Wirksames Zeitmanagement umfasst alle Tätigkeiten, die dazu dienen, den täglichen Arbeitsalltag zu organisieren und ergebnisrelevante Aufgaben zeitnah zu erledigen. Denn wer seinen beruflichen Aufgabenbereich optimal strukturiert und Prioritäten richtig zu setzen weiß, hat einen besseren Überblick über bestehende Anforderungen, vermeidet Stress und kann sich in der solcherart gewonnenen Zeit wertschöpfenden Arbeitsprozessen zuwenden. Denn schließlich gilt noch immer: Zeit ist Geld!
Wie unterstützt qualifiziertes Zeitmanagement im Berufsleben?
Ziel effektiven Zeitmanagements ist es, wichtige Punkte von unwichtigen Dingen zu unterscheiden und nach dieser Erkenntnis auch zu handeln. Dadurch wird die Fähigkeit erworben, sich die eigene Lebens- bzw. Arbeitszeit besser einteilen zu können. Auch im Rahmen des Bewerbungsprozesses für eine Stelle ist die Fähigkeit zu ausgewogenem Zeitmanagement ein wichtiger Skill, der im Lebenslauf von Bewerbern stets gefragt ist. Neben firmeninternen Fortbildungsmaßnahmen halten daher zahlreiche externe Schulungsträger, wie etwa kompakttraining.de, Zeitmanagement-Seminare auf Tageskursbasis ab.
Natürlich bleibt das moderne Zeitmanagement von den allgemeinen Fortschritten in Sachen Digitalisierung nicht unbeeinflusst. So erleichtern zahlreiche Softwarelösungen die berufliche und private Zeitplanung. Wie man mit digitalen Notizen eigene Aufzeichnungen effizient verwalten kann, wird hier erklärt.
Welche Zeitmanagement-Methoden sind zu empfehlen?
– Die SMART-Methode
Dieser formelbasierte Ansatz hilft dabei, realistische Ziele zu setzen und so ohne Umwege zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Es bedeuten:
S: Spezifische Zielbeschreibung
M: Messbare Fakten zur Orientierung heranziehen
A: Attraktive Ziele auswählen
R: Realistische Zielsetzungen definieren
T: Timing im Blickfeld behalten
– Das Pareto-Prinzip
Die Pareto-Regel unterstützt beim Setzen von Prioritäten und steht für mehr Produktivität und Effizienz im Aufgabenmanagement. Denn arbeitswissenschaftliche Studien haben ergeben, dass im Regelfall 20 Prozent des gesamten Aufwandes für das Erreichen sämtlicher Core Ziele verantwortlich sind, während die restlichen 80 Prozent für überflüssige Nebensächlichkeiten aufgewendet werden.
Bei dieser Zeitmanagement-Methode erfolgt daher die Reihung anstehender Aufgaben nach deren Wertigkeit. Die zu erledigenden Punkte werden in zwei Kategorien eingeteilt: ergebniswirksam und nicht ergebniswirksam. Erfolgsrelevante Arbeiten werden erledigt, was von geringer Bedeutung ist, bleibt vorerst liegen. Dabei soll geübt werden, sich nicht in Details zu verlieren, sondern sich mit Dingen, die der Zielerreichung dienen, zu beschäftigen.
– Das Eisenhower-Modell
Der Evergreen unter den Zeitmanagement-Prinzipien von US-Präsident Eisenhower sortiert anstehende Aufgaben nach ihrer Priorität sowie nach deren Dringlichkeit. Dient eine Aufgabe der Erreichung des Endergebnisses, wird diese als wichtig eingestuft. Eine Aufgabe, die dem Gesamtziel nicht dienlich ist, gilt als unwichtig. Dringend ist eine Aufgabe dann, wenn diese bis zu einem bestimmten Termin zu erledigen ist. Ist für die Task kein Erledigungszeitpunkt definiert, wird diese nicht als dringend angesehen. Anhand dieser Kategorisierung werden Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt:
Wichtig und dringend – Umgehend selbst erledigen
Wichtig, aber nicht dringend – Konkret terminieren und selbst erledigen
Nicht wichtig aber dringend – Delegieren
Weder wichtig noch dringend – Evidenz
– Die A-L-P-E-N-Methode
Bei der Planung von Tagesaktivitäten leistet die so genannte „A-L-P-E-N-Methode“ gute Dienste. Als eine Art „Projektmanagement-Tool“ beinahe universell einsetzbar, sorgt sie nicht nur für eine optimale Einteilung der zur Verfügung stehenden Zeit, sondern auch für entsprechende Zeitpuffer, um ein bestimmtes Vorhaben trotz eventuell auftretender Hindernisse im Rahmen der zeitlichen Vorgaben halten zu können. Das Prinzip ist einfach. Es wird eine tagesbezogene To-do-Liste erstellt, die folgende Angaben enthält:
A: Aufgaben, die zu erledigen sind
L: Länge der einzelnen Arbeitsschritte
P: Pufferzeiten für unerwartete Interferenzen
E: Entscheidungsfindung hinsichtlich ergebnisrelevanter Punkte
N: Nachkontrolle
Tipps und Tricks für ein besseres Zeitmanagement
– Ein Ziel vor Augen haben
Kann bei der Bewältigung einer Aufgabe die Frage: „Wofür mache ich das eigentlich?“ plausibel beantwortet werden, so stellt dies einen nicht zu unterschätzenden Motivationsfaktor dar, welcher das Durchhaltevermögen immens zu steigern vermag.
– Prioritäten setzen
Unscharfe Prioritäten führen oft dazu, dass die Abarbeitung von Aufgaben überwiegend aufgrund ihrer Dringlichkeit erfolgt und wichtige Erledigungen unterbleiben.
– Den Zeitdieben keine Chance
Nicht erholungsbedingt erforderliche Unterbrechungen der Arbeit sind strikt zu vermeiden, um Zeitfressern nachhaltig das Handwerk zu legen. Einfach Rufumleitung einrichten und sich bei Twitter bzw. Facebook vorübergehend abmelden. Nette Kollegen, die auf einen Plausch vorbeikommen möchten, werden auf später vertröstet. Bei permanenten Umgebungs- bzw. Arbeitsgeräuschen helfen „Noise Cancelling“-Kopfhörer, da diese Umgebungsgeräusche zuverlässig ausblenden.
– Regelmäßige Erfolgskontrolle
Mit Hilfe spezieller digitaler Tools lässt sich der Erfolg beruflichen Zeitmanagements zuverlässig evaluieren und nach einzelnen Erfolgsfaktoren aufschlüsseln.
Fazit
Verfügbare Zeit sinnvoll und zielgerichtet einteilen zu können, stellt eine wichtige Fähigkeit dar, die in vielen Lebensbereichen angewendet werden kann. Wir sind dadurch in der Lage, unser Leben effektiver zu gestalten und einer optimalen Work-Life-Balance entgegenzusehen. Aber auch in einem Projekt repräsentiert der Faktor „Zeit“ eine wichtige Bezugsgröße, die sorgsam zu verwalten ist.
Die in diesem Artikel vorgestellten Tipps und Methoden leisten nützliche Hilfestellung auf dem Weg zu einem verantwortungsvollen Umgang mit der Zeit.
