Wie das Business-Meeting ein Erfolg wird!

Egal, ob man sich zusammen für ein Projekt an einen Tisch setzt, oder ein Verkaufsgespräch führen möchte: Business-Meetings stellen unverzichtbare Kommunikationswerkzeuge dar. Dies gilt insbesondere dann, wenn es etwas Wichtiges zu besprechen gibt und andere Kommunikationskanäle wie beispielsweise E-Mail oder Telefon an ihre Grenzen stoßen. Business-Meetings finden heutzutage in allen Größenordnungen und zu allen denkbaren Angelegenheiten statt. Wir haben für Sie die wichtigsten Tipps zusammengestellt, wie Ihr Business-Meeting zum vollen Erfolg wird.

Die optimale Vorbereitung

Wenn man vor einer größeren Gruppe von Menschen spricht, ist man stets auf sein eigenes Improvisationstalent angewiesen, denn man kann ja schließlich nie genau wissen, mit welchen Fragen man konfrontiert wird. Genau aus diesem Grund sollten Sie der perfekten Vorbereitung einen hohen Stellenwert schenken. Die für die Besprechung relevanten Folien, Unterlagen und Hand-Outs sollten gut vorbereitet sein, damit Sie während des Meetings nicht unnötig abgelenkt und daran denken müssen. Wie Sie das Business-Meeting eröffnen und was Sie als Einleitung zu welchem Thema sagen und wie Sie auf kritische Fragen antworten, dass alles sollten Sie üben und sich dadurch ein gewisses Maß an Routine aneignen. Hierzu bieten sich lokale Networking-Veranstaltungen oder kleinere Vorführungen im Freundeskreis ideal an, um sich an das Halten von Vorträgen zu gewöhnen und das anfängliche Lampenfieber abzuschütteln.

Die passende Atmosphäre schaffen

Eine Besprechung kann notfalls auch in einem Café oder Restaurant abgehalten werden, so lange die Teilnehmer nicht unnötig abgelenkt werden und sich auf die Ergebnisse konzentrieren können. Je größer die Gruppe ist, umso wichtiger ist es unnötigen Störungen effektiv entgegenzuwirken. Im Normalfall sollte das Business-Meeting in einem der Teilnehmerzahl angemessen großen Raum abgehalten werden, der Ihnen die benötigte technische Ausstattung wie beispielsweise LED-Beamer oder WLAN bietet. Zu diesem Zweck gibt es sogenannte „Business-Meeting-Hotels“ wie das Hotel Pullman, die auf die Veranstaltung von Business-Meetings spezialisiert sind und sich um alle Aspekte eines erfolgreichen Business-Meetings kümmern. Das Hotel Pullman verfügt über mehrere moderne Veranstaltungsräume unterschiedlicher Größen mit professioneller technischer Ausstattung, die eine einwandfreie Vorbereitung und Durchführung einer geschäftlichen Besprechung gewährleisten.

Zeitplan setzen und einhalten

Ein gut durchgeführtes Business-Meeting hat einen Anfang und natürlich auch ein Ende, die bereits im Vorfeld der Veranstaltung bekannt sind. Das Meeting beginnt und endet im vorhergesehenen zeitlichen Rahmen, hat in angemessenen Abständen Verschnauf- und Kaffeepausen und in den meisten Fällen eine übergeordnete Agenda, an der sich die gesamte Zeitplanung orientiert. Wie lange das Business-Meeting dauert, sollte schon bei der Anmeldung bekannt sein. Dies ist nicht nur deswegen wichtig, damit die passenden Räume gebucht werden können, sondern auch, dass die potenziellen Teilnehmer signalisieren können, in welchem Zeitraum sie nicht erreichbar sind. Es sollte ebenfalls im Vorfeld bekannt sein, ob nach dem Meeting noch weitere Veranstaltungen geplant sind.

Realistische Erwartungshaltung bewahren

Ihre Erwartungen sollten Sie auf jeden Fall in einem realistischen Rahmen halten. Selbst wenn Sie mit intensiver Vorbereitung und reichlich Übung nicht die ersehnten Ergebnisse erreichen sollten, haben Sie trotzdem wichtige Erfahrungen gesammelt, auf denen Sie aufbauen können und das nächste geschäftliche Meeting viel besser organisieren können. Selbstverständlich wäre es vorteilhaft, wenn Sie gleich auf einem Schlag vier neue Aufträge ans Land ziehen oder potenzielle Geschäftspartner von einem neuen Konzept überzeugen könnten. Aber auch wenn Ihr Business-Meeting erfolgreich verlaufen ist, sollten Sie nicht gleich in unreflektierte Euphorie verfallen, denn die Realisierung der anliegenden Aufgaben ist in vielen Fällen viel komplizierter, als es auf den ersten Blick erscheinen mag.

 

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