Schluss mit dem betreuten Lesen

Der erste Job, das erste Mal Verantwortung. Und schon kommen Herausforderungen, auf die man nicht vorbereitet ist. Einen guten Text schreiben. Vor Kollegen reden. Eine überzeugende Präsentation halten. Ein Meeting moderieren. Viele Chefs schauen da ganz genau hin. Wie lösen die Neuen diese Aufgabe? Jetzt bräuchte man eine schnelle Anleitung: Wie soll man vorgehen? Was ist zu beachten? Welche Fehler muss man vermeiden?

Richtig präsentieren ist keine Gabe, die jedem in die Wiege gelegt wird.

Voilà, hier ist sie, die Anleitung. Konzentrieren wir uns auf das, was wahrscheinlich am häufigsten vorkommt: Sie müssen eine Präsentation halten. Sind Sie bereit? Dann los. Sie öffnen mit einem virtuosen Mausklick Powerpoint. Und da sind wir schon beim ersten Thema: So wird das nichts.

Der Kardinalfehler

Sie sind nämlich gerade dabei, den Kardinalfehler zu begehen, der allen langweiligen und ermüdenden Präsentationen zugrunde liegt. Auch Sie wollen Powerpoint als Ihren Notizzettel benutzen. Anschließend projizieren Sie ihre Stichworte wahrscheinlich an die Wand und tragen sie mit Ausschmückungen vor. Das Publikum passt auf, dass Sie nichts vergessen. Man könnte das „betreutes Lesen“ nennen.

Ziemlich unsinnig, oder? Das Interessante ist, dass sich die meisten (unter Einschluss Ihrer Chefs) von diesem Habitus nicht befreien können. Sie machen immer wieder zu lange Präsentationen mit überfrachteten Folien. Wer Pech hat, wird fünf Minuten nach dem Vortrag vor der Kongresshalle schon nicht mehr erkannt. Denn die Zuhörer haben hauptsächlich auf die Leinwand geschaut, nicht auf den Redner. Der Redner war im Grunde nur die Stimme aus dem Off.

Es wäre schade, wenn Ihnen das auch passiert. Wenn Sie Karriere machen wollen, müssen Menschen von Ihnen einen guten Eindruck bekommen. Sind Sie authentisch? Sind Sie sympathisch? Haben Sie Charakter? Wie soll man sich darüber ein Urteil bilden, wenn man an Ihnen vorbei auf Stichworte starrt?

Erstmal strukturieren, bitte

Machen Sie Powerpoint also gleich wieder zu. Öffnen Sie stattdessen ein Mindmapping-Programm wie Xmind (mobil: Mindly, SimpleMind) oder einen Outliner (wie UVOutliner für Windows) und sammeln Sie ungeordnet Ideen. Das geht auch mit Papierschnipseln, Karteikarten oder sticky notes.

Skizzieren Sie nun Ihre Kernaussagen. Ordnen Sie ihnen weitere Inhalte zu. Verschieben Sie die Reihenfolge der Gedanken einfach mit der Maus. Notieren Sie alle Ihre Argumente, jedes in einem eigenen Zweig (Mindmapping) oder Eintrag (Outliner). Aber machen Sie das bitte auch mit den möglichen Gegenargumenten – es wirkt super, wenn das Publikum erkennt, dass Sie sich mit Einwänden befasst haben; Verschweigen bringt eh nichts.

Fragen Sie sich dann: In welcher Reihenfolge bringe ich die einzelnen Argumente (Regel: schwache am Anfang, starke am Ende) und wann spreche ich die Schlussfolgerung aus? Viele nennen zuerst das von ihnen angestrebte Ergebnis. „Ich bin dafür, dass wir die Software anschaffen. Hier sind meine Argumente.“ Das Problem dabei ist: Manche Zuhörer lehnen den Vorschlag spontan ab und sind dann kaum noch bereit, von ihrer Meinung abzuweichen. Induktives Argumentieren vermeidet das: Nennen Sie erst die Argumente, dann die Konsequenz. Viele Zuhörer haben dann von sich aus bereits die gleiche Schlussfolgerung gezogen, die Sie in einigen Sekunden formulieren werden. Wenn es so läuft, sprechen Sie ihren Zuhörern quasi aus dem Herzen. Gibt es Schöneres?

Mut zum Wesentlichen

Machen Sie sich jetzt bitte klar, in welcher Zeit wir leben. Zapping, WhatsApp, Twitter, E-Mail, Likes. Welche Konsequenzen könnte das alles für die Konzentrationsfähigkeit Ihrer Zuhörer haben? Richtig, nach einer halben Minute treten die meisten von ihnen geistig schon wieder weg. Nutzen Sie daher die ersten Sekunden Ihrer Präsentation, um Ihre Zuhörer zu fesseln.

Althergebrachtes ist dazu ungeeignet. Sie wollen erst einmal sich und das Unternehmen vorstellen? Das können Sie später einflechten! Sie möchten zu Beginn mit einer Gliederung darlegen, was Sie gleich sagen werden? Das ist überflüssig. Stellen Sie sich vor, ein Stadtführer würde erst einmal alle Sehenswürdigkeiten aufzählen, bevor der Bus losfährt. Am Ende nummeriert er sie noch durch: Als 25. Sehenswürdigkeit werde ich Ihnen dann das Rathaus zeigen. Haben Sie gerade auch den Wunsch, sofort auszusteigen?

Ihr Publikum unterstellt Ihnen übrigens Gliederungskompetenz und Detailkenntnis; beides müssen Sie nicht beweisen. Es will, genauer gesagt, gar nicht wissen, dass Sie ein Thema bis in alle Verästelungen beherrschen. Sie sollen mit ihm umgehen, es einordnen und vermitteln, Sie sollen den Vogelperspektivblick haben. Erschlagen Sie Ihre Zuhörer daher nicht mit Informationen. Niemand mag Menschen, die wie Lexika funktionieren. Haben Sie Mut zum Wesentlichen!

Beginnen Sie spannend, enden Sie klar!

Erzählen Sie am Anfang Ihrer Präsentation eine Geschichte aus der Praxis: Vor zwei Wochen passierte in unserer Produktion etwas Merkwürdiges… Oder stellen Sie Fragen, die Sie bewegen: Wer wird morgen Marktführer in unserer Branche sein? … Oder zitieren Sie aus Zeitschriften: Der Brexit wird in 30 Jahren noch nachwirken, schreibt der SPIEGEL. Hauptsache Inhalt und kein Inhaltsverzeichnis, Erfrischendes und nicht Abgegriffenes, Musik und nicht Geklimpere.

Und am Ende? Manche wollen gerne nochmal ausführlich zusammenfassen. Warum? Die Zuhörer waren doch dabei. Manche meinen, ihre Bereitschaft zur Beantwortung von Fragen zum Ausdruck bringen zu müssen. Das ist aber selbstverständlich; Sie sind ja nicht „Majestät“. Manche danken umständlich „für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Geduld“. Heißt wohl: Ich weiß, dass es langweilig war. Nein, lassen Sie es nicht ausplätschern. Sagen Sie noch einmal in drei Sätzen, was im Gedächtnis bleiben soll. Ohne „Ich komme zum Schluss“ oder „Ich fasse zusammen“. Wie wäre es mit Mein Fazit oder Worum bitte ich Sie? Dann die drei Sätze und ein schlichtes „Vielen Dank“.

Illustrieren Sie, und zwar sparsam!

Jetzt wissen Sie, was Sie am Anfang sagen, welche Argumente Sie in welcher Reihenfolge bringen und was Sie Ihrem Publikum am Schluss mitgeben wollen. Das alles skizzieren Sie – ausformulieren müssen Sie nur Kernsätze, die besonders wichtig sind. Nachdem Sie Ihre Notizen und Skizzen fertiggestellt haben und ausgedruckt haben, öffnen Sie mit einem virtuosen Mausklick: Powerpoint.

Gestalten Sie nur wenige PowerPoint-Folien, die ihrerseits nur das Wesentliche enthalten. Ihr Ziel ist ja klar definiert: Sie wollen nicht „Stimme aus dem Off“ sein, wollen nicht, dass Ihre Zuhörer auf die Leinwand starren. Also gilt: Ein Gedanke ein Chart. Wenn Sie eine Idee verstärken wollen, verwenden Sie einen ganzen Satz. Nicht „Veränderung“, sondern „Wir müssen unsere Prozesse ändern.“  Vereinfachen Sie Zahlenreihen und Diagramme so weit wie möglich. Denken Sie auch an Fotos; ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Machen Sie die Sache einfach!

Ihr letztes Chart heißt übrigens nicht „Noch Fragen?“ Sondern da steht Ihre Kernaussage und bleibt während der Diskussion wie selbstverständlich „im Raum stehen“. Währenddessen beantworten Sie selbstbewusst Fragen. Und am Ende schauen Sie in strahlende Gesichter. Die war nicht schlecht, diese Präsentation – nicht so überfrachtet, ein echter Dialog mit den Zuhörern, einfache Illustrationen, frische Ideen. Diese jungen Leute, die schaffen das.

Hilfreiche Links:

www.xmind.net/de/
www.mindlyapp.com/
www.simpleapps.eu/simplemind/
www.uvoutliner.com/  


Werner Lauff, Jurist und Journalist, leitet das Team von www.perfektmachen.de, das Reden und Präsentationen preisgünstig optimiert. Vor Kurzem ist sein Buch „Perfekt schreiben, reden, moderieren, präsentieren“ erschienen, das für 19,95 Euro im Buchhandel erhältlich ist (Verlag Schäffer-Poeschel, ISBN 978-3-7910-3637-3). Weitere Informatrionen auch unter www.lauff.org.

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